Relasipublik.com | MUBA – Tim Auditor Kearsipan/Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kabupaten Musi Banyuasin melakukan audit kearsipan pada Sekretariat Daerah (Setda)
Ketua Tim ASKI, Herawaty menerangkan untuk jadwal pengawasan kearsipan ini khususnya untuk di bagian Sekretariat Daerah pihaknya sudah menjadwalkan selama dua hari mulai tanggal 20-21 oktober 2020. Audit sendiri dilakukan di 12 bagian Setda Muba.
“Kemarin sudah kita lakukan di 6 bagian dan hari ini 6 bagian lagi. Dihari pertama yakni bagian umum, bagian hukum, bagian ekonomi, bagian kesra, dan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa (BPBJ) sendiri, dan Alhamdulillah memang masih ada beberapa kekurangannya namun ada juga aspek-aspek tertentu yang sudah siap dan dilaksanakan sesuai dengan tata kearsipan,”ungkap Herawaty ditemui disela pengawasan audit di ruang Bagian BPBJ, Rabu (21/10).
Dikatakanya,untuk di Bagian BPBJ sendiri jauh sebelum ada jadwal audit, pihaknya sudah melakukan pembinaan hal itu dilakukan atas dasar permintaan dari Kepala Bagian BPBJ. Pembinaan yang dilakukan selama satu bulan yakni pembinaan terkait arsip-arsip agar dilakukan sesuai standar kearsipan. Selama ini BPBJ sudah mengarsipkan namun belum sesuai dengan standar prosedur kearsipan.
“Sekarang sudah kami arahkan sesuai dengan standar prosedur kearsipan, bisa dilihat dari berkas-berkas lelang yang tersimpan rapi di dalam box arsip, sudah terdata, sudah dibuatkan daftar arsip berkas-berkas lelang yang bersifat inaktif,” terangnya.
Disampaikannya, bekas lelang yang bersifat inaktif yakni arsip yang frekuensinya sudah jarang digunakan. Jika untuk arsip aktif sendiri di setiap kasubbag BPBJ sudah kita arahkan sesuai dengan prosedur kearsipan, sebagai contoh arsip tersusun rapi menggunakan filling cabinet, arsip menggunakan map folder, map gantung dan sudah dibuatkan daftar arsip dan daftar berkasnya semuanya sudah sesuai tata kearsipan.
Lanjutnya, memang masih ada beberapa PR lagi yang belum kami laksanakan dibagian BPBJ, namun saat ini tengah dilakukan proses yaitu pemusnahan arsip. itu bisa dilakukan setelah SK Bupati dikeluarkan.
“Disini sk-nya baru selesai SK Bupati baru turun kemarin bulan Agustus dan ini sedang dalam tahap penilaian arsipnya untuk pemusnahan arsip untuk itu, PR kami proses sedang dilaksanakan,”terangnya.
Untuk audit sendiri, ada beberapa item aspek yakni aspek penciptaan arsip, aspek pengelolaan arsip dinamis, aspek aspek sumber daya arsipnya dan sarana prasarana kearsipan. Dan itu semua, aspek ada form form-nya, jadi BPBJ ini bertanggung jawab untuk unit pengolah, kemudian di setiap bagian termasuk unit pengolah yang dinilai empat aspek tadi. Kemudian untuk bagian umum sendiri dia bertanggung jawab sendiri selain UP (unit pengolah) juga bertanggung jawab terhadap UK (Unit Kearsipan).
Disinggung apakah arsip yang berada di media elektronik atau sistem online dilakukan audit, herawaty menerangkan Untuk secara khusus belum dilakukan, karena pihaknya sendiri disinikan yang diarsipkan tetapi misalkan surat masuk atau register yang melalui LPSE itu tetap kami daftarkan di daftar arsip inaktif dan daftar arsip aktif nya itu ada Kasubag tersendiri yang sudah melengkapi berkas-berkas mereka Kasubbag LPSE. Jadi semua kasubag-kasubag di bagian BPBJ semua dilakukan audit
“Secara khusus bagian masih banyak kami kemarin baru 3 pembinaan sudah melakukan pendampingan bukan pembinaan kalau pembinaan sudah kami lakukan keseluruh 12 bagian namun untuk pendampingan kami di sekretariat daerah sendiri baru menerima surat untuk 3 bagian yaitu bagian perencanaan dan keuangan, bagian kerjasama dan bagian BPBJ sendiri. Dan alhamdulillah dari 3 bagian yang sangat respon sudah kami berikan sertifikat semua, sertifikat pendampingan kearsipan bahwa arsip-arsip mereka sudah sesuai dengan standar karsipan. Dan dari hasil pengawasan bagian pengadaan barang dan jasa merupakan bagian yang tata kearsipan nya sudah sangat baik dan bisa menjadi contoh untuk bagian yang lainnya,”tukasnya.
Sebagai informasi, sebelumnya, Kepala DPK Kabupaten Muba, Yohanes Yubhar mengatakan, Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) Tahun 2020 merupakan salah satu indikator dalam Penilaian Reformasi Birokrasi, yang mana nantinya nilai atau hasil akhir dari ASKI akan mempengaruhi nilai Pengawasan Kearsipan disamping hasil penilaian/pengawasan kearsipan eksternal.
Untuk memperoleh nilai baik, kata Yohanes, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh perangkat daerah yaitu, sarana prasarana baik di unit pengolah/unit kerja dan di unit kearsipan, pelaksanaan sistem dalam pengelolaan arsip, dan Sumber Daya Manusia (SDM).
“Oleh sebab itu, diharapkan setiap Perangkat Daerah dapat meningkatkan dan mengembangkan kompetensi SDM kearsipan, baik untuk pejabat struktural, fungsional arsiparis ataupun pengelola arsip baik melalui pengiriman Diklat kearsipan ataupun penyelenggaraan Bimtek kearsipan,” katanya.
Pada kesempatan tersebut, Kepala DPK Kabupaten Muba mendapatkan sertifikat kerena telah melaksanakan pendataan dan penataan dokumen/arsip dinamis sesuai dengan norma standar kriteria dan prosedur kearsipan.
Selanjutnya Ketua Tim ASKI Herawaty memaparkan teknis instrumen pengawasan atau yang disebut dengan Formulir ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal). Berkaitan dengan hal ini maka pengelola arsip pada masing-masing perangkat daerah diimbau agar dapat memahami dan dapat menerapkan sistem dan aturan pengelolaan arsip sesuai tahapannya serta menggunakan sarana prasarana kearsipan sesuai fungsinya.
Sementara itu Apriadi,S.Sos,M.Si Sekretaris DPK Kab.Muba, bahwa Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
“Dalam rangka mencapai tujuan tersebut maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Oleh karena itu diperlukan kegiatan pengawasan kearsipan, agar dalam pengelolaan kearsipan di Kabupaten Muba dapat lebih baik lagi serta sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan,” tukasnya. (MM)
